Begrepet organ i arkivlovens forstand

Generelt
 I "Forskrift om offentlege arkiv" § 1-1 heter det bl.a.: "Den enkelte kommune og fylkeskommune skal fastsetje kva for institusjonar og einingar som eventuelt skal reknast som eigne organ etter forskrifta her". Dette betyr at en kommune må ta stilling til om den skal betraktes som ett eller flere organ i arkivlovens forstand. Kommunens valg her har konsekvenser for arkivansvaret (§ 1-1), journalføringsplikten (§ 2-6) og om det skal utarbeides en eller flere arkivplaner (§ 2-2) i kommunen.

Loven presiserer videre følgende: "Det overordna ansvaret for arkivarbeidet i eit offentleg organ tilligg den øvste leiinga i organet. I kommunar og fylkeskommunar er arkivansvaret ein del av det overordna administrative ansvaret som er tillagt administrasjonssjefen, jf. kommunelova § 23".

Bruken av begrepet organ i Bø kommune

På bakgrunn av ovenfor nevnte bestemmelser har rådmannen i Bø gjort følgende bestemmelse:

”Bø kommune skal betraktes som ett organ i arkivlovens forstand.”

Bakgrunnen for denne bestemmelsen er å legge forholdene til rette for å oppnå de mål Bø kommune har satt seg med denne arkivplanen.

Arkivorganisering

Bø kommune har siden omorganiseringa hatt postmottak på kommunehuset lagt til sentralarkivet. Sentralarkivet er plassert under administrasjonssjefen. Sentralarkivet har ansvar for all sakspost, saker som blir arkivert etter K-kodene. Ytre organ (einingar) har spesialarkiv som blir arkivert etter f.dato -alfabet - (personmapper) sone - plan og gbnr.

Bø kommune nyttar sak/arkivsystemet Acos WebSak - alle einingane er knytta til dette.

Helse har eget system for klientbehandling - Profil. Dette blei knytta til arkivkjerne 01.01.2013 gjennom Prosjektet Visma Samhandling Arkiv.

Den sentrale arkivtjenesten bruker et sak-/arkivsystem som er Noark 5-godkjent, og kommunen arbeider for å få integrasjon mot  fleire fagsystemer på sikt.

Sakarkiv og fagsystem i Bø kommune:

Sentralarkiv:

Saksarkiv (Websak)

Gbn/bnr (Websak)

Planarkiv (Websak)

Personalarkiv (Websak)

Møtebøker (Websak)

Elevmapper (Websak)

Ytre eininger:

Institusjon og heimetenester (pleie og omsorg, psykisk helse og rus) (Profil)

Omsorg og kvalifisering (funksjonshemmede) (Profil)

Flyktningtenesta (Visma Flyktning)

Helsestasjonen (Winmed)

Legekontor

Bø skule (Websak)

Folkestad skule (Websak)

Bø ungdomskule (Websak)

Gullbring barnehage (Websak)

Folkestad barnehage (Websak)

Bøhamna barnehage (Websak)